La signature électronique est au coeur des discussions ces derniers mois. En effet, avec la crise du coronavirus et l’évangélisation du télétravail, le secteur est en pleine croissance.
La signature électronique permet ainsi aux entreprises de signer des documents à distance très simplement et de maintenir de ce fait leur activité en toutes circonstances.
La signature électronique est un procédé qui vous semble encore énigmatique ? Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur la signature électronique !
1. Qu’est ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un procédé technique qui permet à une personne identifiée d’approuver le contenu d’un document numérique en y apposant son accord.
2. La signature électronique a-t-elle une valeur légale par rapport à la signature manuscrite ?
La signature électronique est aussi légale que la signature manuscrite.
La réglementation eIDAS instaure un cadre réglementaire hautement sécurisé permettant d’accroître la confiance dans les transactions numériques au sein du marché européen, et s’applique à tous les pays de l’UE.
La réglementation européenne eIDAS établit un certain nombre d’obligations juridiques et techniques pour assurer le caractère légal de la signature électronique et notamment :
- l’intégrité du document signé
- l’identification des signataires
- l’usage d’un certificat électronique délivré par un Prestataire de Services de Confiance
3. Quels sont les types de signatures électroniques ? et comment choisir ?
Trois niveaux de signatures électroniques coexistent, tous étant juridiquement valables. Chacun de ces niveaux de signatures répond à des obligations et des cas d’usage différents :
- Simple : pour les actes courants à faible risque (état des lieux, factures). Il s’agit du mode de signature le plus répandu actuellement en France.
- Avancée : pour les actes financiers plus engageants mais avec un risque modéré. Plus fiable que la signature simple, elle impose en contrepartie la vérification préalable de l’identité du signataire, en face à face ou à distance.
- Qualifiée : pour les actes à fort risque (actes notariés, certains échanges avec l’administration). Bien plus contraignante à mettre en œuvre, la signature qualifiée assure cependant un niveau juridique équivalent à celui de la signature manuscrite.
4. Quand utiliser la signature électronique ?
La signature électronique peut être utilisée pour signer tout type de document nécessitant une signature. Ce moyen de signer peut être utilisé tant dans le cadre personnel que dans le cadre professionnel : contrat de travail, contrat de vente, accord de confidentialité, fiche de paie, documents RH, bail de location, etc.
La signature électronique peut s’avérer très avantageuse pour contractualiser à distance, sans déplacement, en étant directement intégrée au parcours client en ligne.
La solution VIALINK SIGN permet de signer tout type de documents (sous format PDF) en quelques minutes seulement.
5. Quels sont les bénéfices d’une signature électronique ?
La signature électronique prend tout son sens dans le contexte de la dématérialisation des processus métiers et de la relation client. Elle s’impose comme une réponse aux enjeux actuels des organisations.
Elle présente de nombreux bénéfices pour les utilisateurs :
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- Accélérer la contractualisation : en réduisant le nombre d’étapes, de déplacements, d’impressions et numérisations, le délai de traitement de la signature électronique est divisé par deux.
- Meilleure expérience client : simplification du parcours de signature
- Réduire les coûts inhérents à la gestion documentaire : en supprimant le papier et le courrier et en créant et archivant les documents de manière simple et sécurisée. Outre l’impact écologique, la réduction d’impression papier représente une économie considérable (jusqu’à 9€ par contrat) ;
- Améliorer l’efficacité commerciale : simplification des processus métiers et réduction des tâches administratives longues et fastidieuses en fluidifiant les parcours, les rendant plus réactifs, sur mobile ou tablette
- Garantir la conformité et la valeur légale : La signature électronique est une garantie de la valeur juridique d’un document sous réserve qu’elle soit distribuée par un Prestataire de Services de Confiance. En optant pour une solution opérée par un Tiers de Confiance, professionnel de la transformation digitale, tel que VIALINK, vous faites le bon choix !
- Image d’entreprise innovante et durable
La solution VIALINK SIGN est utilisée dans les secteurs Banque, Assurance, Fintech, Immobilier et permet à ces entreprises d’optimiser l’expérience utilisateurs côté métiers et clients finaux. En effet, le parcours est simple et rapide : .le demandeur envoie une demande de signature au(x) signataire(s) via email. Le(s) signataire(s) s’authentifie via OTP SMS, Email ou bientôt Whatsapp pour signer le document. Le demandeur est notifié immédiatement et peut suivre l’avancée des signatures de son document en temps réel.
6. Qu’est-ce qu’un certificat électronique et comment se le procurer ?
La signature électronique n’est produite et valide que lorsqu’elle est réalisée avec un certificat électronique. Ce certificat contient un certain nombre d’informations personnelles sur le signataire et atteste de son identité.
Il ne peut être délivré que par des prestataires habilités à délivrer des certificats : des Autorités de Certification.
VIALINK est Tiers de Confiance et Autorité de Certification, et délivre des certificats électroniques normés et sécurisés dans le cadre d’une signature électronique.
7. Comment utiliser la signature électronique ?
La signature électronique peut être intégrée aux outils internes de l’entreprise via APIs ( application métier, site web, SI, logiciel ou utilisée avec une solution WEB clé en main.
La solution VIALINK SIGN propose deux modes d’intégration : WEB ou API. Nous disposons d’une API ouverte et mettons à disposition toute la documentation nécessaire pour que l’intégration de notre solution de signature électronique dans les outils et parcours du client puisse être faite de manière rapide, facile et autonome et sécurisée.
A propos de nous
VIALINK est un acteur historique de la signature électronique. Tiers de confiance reconnu, Autorité d’Enregistrement et de Certification, la solution VIALINK a été pensée pour optimiser les parcours clients de bout en bout, qu’ils soient en ligne, en agence ou par téléphone.
Les banques, les organismes de prêt, les assureurs et courtiers, les professionnels du BTP ou de l’immobilier utilisent VIALINK SIGN pour accélérer leur parcours de contractualisation, aussi bien avec des clients particuliers qu’avec d’autres entreprises.
VIALINK SIGN permet en quelques clics de signer tout type de documents : contrats, mandats SEPA, bons de commande, baux de location…
Nos experts sont à votre disposition pour échanger et vous faire une démo de notre solution.
