Leader français du BTP, VINCI Construction France réunit un ensemble de compétences dans les domaines du bâtiment, du génie civil, des réseaux, des métiers de spécialités et du développement immobilier. Le groupe met au service de ses clients l’ensemble de ses savoir-faire et l’expertise de ses collaborateurs pour concevoir, financer, réaliser et exploiter tout projet de construction.
Vinci Construction France en chiffres c’est :
- Près de 20 000 collaborateurs
- Plus de 5.8 milliards d’€ de CA
- 390 implantations
- Plus de 7 000 chantiers
Dans un contexte de transformation digitale et d’innovation continue, le leader du BTP dématérialise de nombreux processus.
Tony Carron, Directeur de la Trésorerie de Vinci Construction France, nous explique comment et pourquoi il a digitalisé la signature des documents financiers.
Dans le cadre de nombreux échanges de documents avec les partenaires financiers nécessitant une signature, Tony Carron décide de chercher une solution simple et sécurisée pour digitaliser la signature de ces documents.
Soucieux de l’environnement, mais surtout dans une volonté de gagner du temps rapidement dans les relations internes et externes, Tony Carron entame ses recherche fin 2019.
Accéléré par la crise sanitaire de 2020, la digitalisation de la signature se montre tout à coup indispensable. Ainsi, en mars 2020, la direction de la Trésorerie de Vinci Construction France intègre la solution de signature électronique de VIALINK.
La mise en place de la signature électronique VIALINK
Le groupe déploie la signature électronique simple et avancée sur les documents à signer au sein de la direction financière. Ces documents concernent tant l’ouverture d’un compte, la mise en place de pouvoirs bancaires, ou tout document échangé avec les établissements financiers. Certains documents nécessitent, par ailleurs, la transmission d’un document d’identité du signataire, qui doit être certifié conforme et qui sera par la suite vérifié par le partenaire financier.
C’est avec 13 banques et assurances partenaires que le groupe signe désormais électroniquement les documents via un parcours simple, rapide et sécurisé.
La mise en place de la signature électronique au sein de la Direction Trésorerie de Vinci Construction France a duré moins d’un mois. Entre prise en main de l’interface WEB clé en main de VIALINK, formation des collaborateurs et démarrage.
Comment ça marche exactement ?
- Le demandeur crée la demande via l’interface de signature électronique VIALINK : il choisit les signataires, le(s) document(s) à signer, l’ordre de signature, le type de signature (simple/avancée)
- Le signataire reçoit le document à signer par email, il s’authentifie, signe le document et transmet sa carte d’identité nationale recto & verso (dans le cadre d’une signature avancée)
- Le demandeur est notifié et peut vérifier la signature et la CNI
Quelques clics suffisent au demandeur et au signataire pour finaliser la « transaction » de signature.
8 mois après la mise en place de la signature électronique VIALINK, Vinci Construction a signé électroniquement plus de 500 documents financiers. Une trentaine de collaborateurs de la sphère financière utilisent la solution et voient déjà des résultats positifs.
Quels sont les résultats ?
Un gain de temps indéniable. Par exemple, pour la mise en place d’un pouvoir bancaire, un document d’environ 5 pages doit être signé en moyenne par 10 personnes. Ce document doit être suivi par le demandeur et transmis à un nouveau signataire dès que l’un d’eux a signé.
Aujourd’hui, la signature peut se faire à tout moment, n’importe où.
« La signature électronique VIALINK est très simple à mettre en œuvre ; on charge le document, on paramètre la demande de signature du document, et puis ça part. Cela prend 2min pour demander de signer un document. »
Un gain financier. La signature électronique représente un investissement qui fait « disparaître des coûts cachés ». En effet, le temps humain et les coûts papiers qu’engendre la signature manuscrite ne sont pas à oublier.
Une sécurisation du processus. Le besoin initial était de sécuriser la signature de documents financiers sensibles en dématérialisé. La signature VIALINK, Tiers de Confiance et Autorité de Certification, propose des signatures conformes aux normes eIDAS à valeur probante.
« Je cherchais de la simplicité d’utilisation et une interface ergonomique »
Le choix de Tony Carron s’est porté sur VIALINK pour sa simplicité d’utilisation. Les interfaces de VIALINK ont, en effet, été conçues pour faciliter le quotidien de tous les départements d’une entreprise et de signer tout type de document (financier, RH, juridique, commercial).
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