Découvrez dans cet article ce qu’est la procédure KYB (Know Your Business), son importance lors des entrées en relation mais également comment mettre en place une procédure KYB conforme et sécurisée grâce à des outils digitaux.
Qu’est ce que la procédure KYB (Know your business) ?
La réglementation Know your Business
Dérivée du KYC (Know your customer), la réglementation KYB (Know Your Business) est un cadre juridique qui vise à lutter contre divers délits financiers, dont le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (règlementation LCB-FT), la corruption (Loi Sapin 2) ou encore le travail dissimulé. Les entreprises des secteurs banque, assurance et immobilier principalement, ainsi que les entreprises privées tous secteurs confondus de plus de 500 salariés et dont le chiffre d’affaires est supérieur à 100 millions d’euros, sont donc tenues de mettre en place des procédures strictes de KYB pour connaître en profondeur les entreprises avec lesquelles elles entrent en relation telles que leurs partenaires, leurs clients ou encore leurs fournisseurs / prestataires.
En France, la réglementation s’est récemment renforcée, avec l’obligation pour les entreprises de déclarer leurs bénéficiaires effectifs. A l’échelle européenne, une harmonisation des normes KYB est également en cours de discussion afin de garantir plus de sécurité sur le territoire.
Concrètement, en quoi consiste la procédure Know Your Business ?
Les entreprises doivent effectuer un certain nombre de contrôles avant d’entrer en relation d’affaires avec des personnes morales telles que leurs clients, leurs partenaires ou encore leurs prestataires.
Pour ce faire, elles doivent procéder à :
Une vérification d’identité: les entreprises doivent vérifier l’identité de l’entreprise avec laquelle elles entrent en relation et de ses bénéficiaires effectifs pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une société écran visant à blanchir des fonds.
Une collecte d’informations précise: la réglementation KYB demande aux entreprises de collecter des informations détaillées sur leurs partenaires commerciaux, y compris la structure, la propriété, le but et les activités de l’entreprise.
Déclaration de bénéficiaires effectifs: les entreprises doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire les personnes qui possèdent ou contrôlent l’entreprise afin qu’un contrôle soit effectué sur les personnes physiques avant toute entrée en relation d’affaires.
Toutes ces informations recueillies sont ensuite analysées afin de déterminer le risque associé à l’entreprise cliente. L’un des éléments clés consiste à vérifier l’identité et les activités des bénéficiaires effectifs. Zoom sur les éléments à contrôler.
Quels sont les éléments à vérifier pour contrôler les bénéficiaires effectifs ?
Pour s’assurer des bénéficiaires effectifs, plusieurs éléments doivent être collectés puis vérifiés :
L’identité des personnes physiques : elles doivent être identifiées comme détenant ou contrôlant l’entreprise. Il faut aussi vérifier si elles détiennent plus de 25% du capital ou des droits de vote puis procéder à la vérification de leurs activités.
La consultation des listes de sanctions et de Personnes Politiquement Exposées (PPE) : cela permet de vérifier si les bénéficiaires effectifs ne font pas l’objet de sanctions internationales ou encore qu’elles ne sont pas ou n’ont pas de liens avec des Personnes Politiquement Exposées (PEE). Cela vise notamment à lutter contre les risques de corruption.
La vérification de l’existence légale de l’entreprise : cela passe par la consultation de la documentation du registre et des structures d’entreprise afin de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une société écran visant à blanchir des fonds et/ou financer des activités terroristes.
Le contrôle des pouvoirs du représentant légal : il est également important de vérifier les pouvoirs du représentant légal de l’entreprise.
Ces vérifications permettent de minimiser les risques liés aux activités commerciales et garantissent la conformité réglementaire et fiscale de l’entreprise. En effet, en cas de manquement ou de KYB non effectué, les entreprises risquent de lourdes sanctions.
Quels sont les risques encourus en cas de manquement par les entreprises ?
Le non-respect de la procédure KYB peut entraîner des conséquences graves pour les entreprises. Premièrement, elles encourent des sanctions financières pouvant aller jusqu’à des amendes importantes imposées par les autorités réglementaires telles que l’AMF (Autorité des Marchés Financiers), l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) et l’AFA (Agence Française Anticorruption).
Deuxièmement, ne pas respecter les réglementations KYB peut également entraîner une atteinte à la réputation de l’entreprise. En effet, un manquement peut être d’une part publié sur le site de l’ACPR et d’autre part relayé par la presse. Une couverture médiatique peut donc porter préjudice à l’entreprise et dissuader de potentiels clients et partenaires. Cela peut donc impacter directement l’activité et le chiffre d’affaires de l’entreprise sanctionnée.
Troisièmement, il est également possible de faire face à des poursuites judiciaires. Les entreprises peuvent être tenues responsables si elles sont impliquées, même indirectement, dans des activités criminelles telles que le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme.
Ces risques soulignent l’importance cruciale de la mise en œuvre d’une procédure KYB conforme, sécurisée et traçable.
Comment mettre en place une procédure KYB conforme et automatiser le processus ?
Au vu de l’importance de la procédure KYB et des risques encourus en cas de manquement, les entreprises doivent impérativement mettre en place un process conforme et fiable.
Quelle est la procédure à mettre en place ?
La mise en place d’une procédure KYB conforme nécessite plusieurs étapes.
D’abord, elles doivent identifier l’entreprise cliente ainsi que ses propriétaires. Cela implique la collecte de documents officiels qui prouvent l’existence légale de l’entreprise et l’identité des propriétaires.
Ensuite, il faut collecter des informations détaillées sur l’entreprise et ses activités. Cela comprend la structure de l’entreprise, son but, ses activités et les personnes qui la contrôlent.
Après la collecte, ces informations doivent être analysées afin de déterminer le risque associé à l’entreprise cliente. Cette analyse doit prendre en compte les divers facteurs de risque, tels que le secteur d’activité, le pays de résidence, ou encore les antécédents judiciaires.
Enfin, toutes ces informations et analyses doivent être conservées pour une éventuelle vérification par les autorités compétentes.
En résumé, une bonne procédure KYB comporte 4 étapes :
- Le contrôle de l’entreprise et de l’identité de ses bénéficiaires effectifs,
- La collecte d’informations et documents afin de procéder au contrôle des divers éléments,
- L’analyse des documents et du risque que représente une entrée en relation avec l’entreprise contrôlée.
- La conservation du rapport de contrôle et des données en cas d’audit de la part des autorités compétentes.
Ainsi, il est essentiel de suivre ces étapes avec rigueur et précision pour garantir la conformité de la procédure KYB et protéger votre entreprise.
Comment s’assurer de la conformité de la procédure KYB ?
Pour garantir la conformité de la procédure KYB, il existe des outils digitaux particulièrement efficaces. Ces plateformes automatisent le processus de vérification, rendant ainsi la tâche plus rapide et garantissant la conformité ainsi que la traçabilité des contrôles.
Ces outils numériques permettent de :
- Collecter les documents : grâce à des modules de collecte intelligente, les entreprises souhaitant entrer en relation avec votre entreprise peuvent transmettre leurs pièces justificatives et s’assurer de transmettre un dossier complet ainsi que des documents conformes. L’outil peut également récupérer des documents officiels et publics directement sur les sites tels que le KBIS sur infogreffe. Cela permet un réel gain de temps pour l’utilisateur et un source fiable pour l’entreprise.
Vérifier et valider l’authenticité des documents fournis par l’entreprise cliente. Ils offrent une vérification en temps réel des documents, minimisant ainsi les risques de fraude et d’erreur humaine. Pour ce faire, l’outil va apposer un certain nombre de points de contrôles unitaires et croisés afin de vérifier que les documents transmis ne sont pas falsifiés ou obsolètes.
Réaliser un screening des bénéficiaires effectifs contre les listes de sanctions internationales et de personnes politiquement exposées.
L’outil va alors procéder à l’interrogation de bases de données externes telles que les listes de sanctions ou PEE afin de s’assurer de l’identité des bénéficiaires effectifs.
Cela permet de prévenir les risques associés à la collaboration avec des entités potentiellement dangereuses.
- Transmission des résultats et du rapport de contrôle : une fois l’analyse effectuée, l’outil va délivrer un indice de confiance et faire remonter de potentielles alertes en cas de suspicion. Un rapport de contrôle est également transmis afin d’attester de la conformité des contrôles effectués.
Surveiller en continu les entreprises clientes. C’est ce que l’on appelle le processus de remédiation. Ce processus légal et obligatoire, vise à effectuer de nouveaux contrôles à des dates données et ceci tout au long de la relation d’affaires. En effet, les changements dans la structure ou les activités de l’entreprise peuvent affecter son niveau de risque. Une surveillance constante permet de détecter rapidement ces changements et de réévaluer le risque en conséquence.
Ces outils contribuent à assurer une procédure KYB conforme, sécurisée et efficace.
Des outils digitaux au service d’un KYB conforme et sécurisé
Pour optimiser la mise en place d’une procédure KYB conforme et sécurisée, l’usage de solutions digitales est indispensable. Ces outils offrent une automatisation du processus, grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle, ce qui permet de minimiser les risques de fraudes, d’erreurs humaines ou encore de sanction, mais également d’améliorer la performance opérationnelle tout en proposer une expérience utilisateur optimale.
