La remédiation KYC est un enjeu majeur pour les entreprises du secteur financier.
Ce processus de mise à jour des informations clients vise à assurer la conformité réglementaire et à lutter contre les activités illégales.
Face à des exigences croissantes, les banques et assurances cherchent à optimiser leurs procédures de remédiation KYC.
Comment y parvenir efficacement ? Quels outils et méthodes adopter pour simplifier ce processus complexe tout en restant conforme ?
Rappel de la procédure KYC et de la remédiation KYC
Qu’est-ce que la procédure KYC et la remédiation KYC
La procédure KYC (Know Your Customer) est un processus réglementaire qui vise à améliorer la connaissance client. Cette procédure est cruciale pour les entreprises, notamment du secteur financier qui sont soumises à des réglementations spécifiques. Son rôle étant de lutter contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou d’autres activités illégales.
Les règlementations majeures qui encadrent le processus KYC sont : LCB-FT, les 4e et 5e directive anti-blanchiment (AMLD), complétées en France par la loi Sapin II et le Code monétaire et financier.
Concrètement, les banques et assurances sont tenues de contrôler l’identité des clients avec lesquelles elles entrent en relation. Cela impose la collecte et l’analyse des documents d’identité, de justificatifs de domicile et de documents relatifs à l’activité professionnelle de la personne.
Ainsi, le processus KYC est réalisé lors de l’entrée en relation. Toutefois, les entreprises sont tenues de vérifier régulièrement les informations dont ils disposent pour minimiser au mieux les risques. Cette mise à jour des donnés clients s’appelle la remédiation KYC.
Ce processus permet de :
- Détecter les changements de situation des clients
- Identifier les comportements suspects
- Actualiser le niveau de risque défini et associé au client
Pourquoi est-ce crucial pour les entreprises ?
Outre le fait que la remédiation KYC est obligatoire pour les banques et assurances, une remédiation bien réalisée permet à l’entreprise de renforcer la sécurité des transactions en détectant les activités suspectes et en prévenant les fraudes potentielles. Cette procédure améliore la qualité des données clients, et permet une meilleure personnalisation des services proposés.
La conformité aux réglementations via la remédiation KYC minimise les risques de sanctions notamment financières pour manquement aux réglementations en vigueur et protège la réputation de l’entreprise. Elle contribue également à augmenter la confiance des clients vis-à-vis de l’entreprise, élément stratégique aujourd’hui pour fidéliser et acquérir de nouvelles parts de marché.
Du point de vue opérationnel, une remédiation KYC efficace optimise les processus internes, augmente la performance de l’entreprise, améliore l’expérience client et collaborateur tout en réduisant les coûts pour l’entreprise.
Quels sont les risques en cas de manquement à la réglementation KYC ?
Le non-respect des obligations KYC expose les entreprises du domaine financier à de lourdes sanctions.
En effet, en cas de contrôle par les autorités compétentes, les amendes peuvent atteindre des millions d’euros. En 2022, une banque française avait reçu une amende de 50 millions pour non-respect à la réglementation. Au-delà des sanctions financières, les entreprises peuvent se voir imposer des restrictions opérationnelles, limitant la capacité d’action de l’entreprise.
L’impact réputationnel est également important. En effet, les sanctions sont souvent rendues publiques et relayées dans la presse. Pour une entreprise les manquements à la procédure KYC peuvent entraîner une perte de confiance des clients et partenaires, affectant durablement l’image de marque. Dans certains cas, les dirigeants peuvent également faire l’objet de poursuites pénales.
Pour éviter ces écueils, les entreprises doivent investir dans des solutions technologiques performantes et former régulièrement leurs équipes aux évolutions réglementaires.
Comment réaliser sa remédiation KYC ?
Quelles sont les étapes de la remédiation KYC ?
La remédiation KYC se déroule en 4 étapes.
Dans un premier temps, la banque ou l’assurance doit procéder à une analyse approfondie de la base de données clients afin d’identifier les dossiers (personnes physiques et morales) nécessitant une mise à jour. C’est une étape qui peut être chronophage et fastidieuse, particulièrement pour les entreprises qui ne connaissent pas le contenu des dossiers à remédier. C’est souvent pour accélérer et optimiser cette partie du process, que ces dernières font appel à un prestataire externe.
Une fois, les dossiers à mettre à jour identifiés, l’entreprise doit lancer une campagne de collecte d’informations, généralement par voie électronique. Les clients reçoivent alors un email afin de fournir de nouveaux justificatifs. Pour cette étape, il s’agit de suivre minutieusement les mises à jour des clients et d’effectuer souvent de multiples relances afin d’obtenir un dossier à jour. Une étape qui peut prendre plusieurs mois.
Une fois l’ensemble des documents reçus pour chaque client étant dans une procédure de remédiation KYC, les collaborateurs doivent effectuer les contrôles réglementaires avec minutie. Lors de cette étape cruciale, il s’agit de valider l’authenticité et de la conformité des pièces transmises.
Ce processus se répète à intervalles réguliers, nécessitant d’une part une vigilance constante et d’autre part des ressources financières et humaines considérables.
Quelles sont les bonnes pratiques de la remédiation KYC ?
Il existe toutefois quelques bonnes pratiques pour optimiser et fluidifier ce processus afin de s’assurer d’être en conformité et performant.
Bonne pratique n°1 : Pratiquer un audit de stock certifié des dossiers KYC. La réglementation évolue en permanence. C’est la première étape afin de s’assurer de la conformité de l’entreprise, il est indispensable de suivre les réglementations, former régulièrement les collaborateurs et améliorer en permanence les procédures internes.
Bonne pratique n°2 : Fixer les priorités et opter pour une approche personnalisée en fonction de la segmentation de la clientèle dite « à risques » et des résultats fournis par l’audit de stock il s’agit de prioriser les lots de dossiers qui seront à remédier pour les adapter aux ressources internes disponibles
Bonne pratique n°3 : Digitaliser et automatiser son processus de remédiation KYC. Ce processus étant fastidieux et coûteux financièrement mais aussi humainement, il est aujourd’hui indispensable pour les entreprises de s’équiper d’outils digitaux permettant de digitaliser la procédure KYC et la remédiation KYC. Cela permet d’une part d’optimiser le process, de gagner en rapidité et de maîtriser les coûts tout en s’assurant d’être en conformité.
Des outils digitaux pour optimiser et faciliter la procédure de remédiation KYC
Opter pour des outils exploitant de l’intelligence artificielle pour réaliser sa remédiation KYC
Pour accompagner les entreprises dans la réalisation de processus réglementaire, il existe des outils digitaux permettant de fluidifier, optimiser et sécuriser la réalisation des procédures KYC et remédiation.
Concrètement, des outils digitaux vous permettre d’accélérer et digitaliser la collecte des documents, puis leur analyse en assurant le respect des réglementations. De plus, ces outils permettent de contrôler un dossier en seulement quelques secondes versus plusieurs heures voire jours pour un processus manuel. Cela réduit drastiquement le coût humain et financier.
De plus, les outils utilisant de l’IA permettent de minimiser les risques d’erreurs humaines et donc de sanctions. En effet, ces outils garantissent une précision des contrôles en apposant les points de contrôles réglementaires, en interrogant des bases de données externes tels que les PEP et sanctions. A l’issue des contrôles, un indice de confiance ainsi qu’un rapport de contrôles sont transmis pour attester de la réalisation des contrôles.
Ainsi, le collaborateur n’a plus qu’à effectuer un rapide contrôle pour valider les éléments et mettre à jour le dossier client !
En quelques secondes, le dossier est ainsi contrôlé, mis à jour en toute conformité. De plus, l’outil va alerter les collaborateurs lorsqu’une remédiation va devoir être effectuée permettant de fluidifier au maximum le processus.
L’utilisation d’outils digitaux et d’intelligence artificielle optimise ainsi ces procédures, les rendant plus efficaces, moins fastidieuse pour les collaborateurs et moins intrusives pour les clients.
Les bénéfices de s’équiper d’un outil de KYC digital pour sa campagne de remédiation KYC
L’adoption d’un outil KYC digital pour les campagnes de remédiation apporte des avantages conséquents.
- Une minimisation des risques d’erreurs humaines et de sanctions pour non-conformité : ces outils permettent de réaliser les contrôles réglementaires avec précision et de pouvoir attester de leur réalisation en cas d’audit.
- Une augmentation de la performance opérationnelle : les outils digitaux permettent d’une part d’optimiser le processus en alertant lorsqu’une procédure de remédiation KYC doit être réalisée mais également d’accélérer la réalisation de la remédiation en passant de plusieurs heures voire jours à seulement quelques minutes. Ainsi, vous pouvez traiter davantage de dossiers en moins de temps.
- Une amélioration de l’expérience client et collaborateurs : pour les clients, proposer un outil optimisé permettant de réaliser un parcours en moins de 5 minutes et garantissant la protection de leurs données est un véritable gage de confiance. Vous réduisez drastiquement les irritants lors de la procédure. Pour les collaborateurs, ils disposent d’un outil qui leur permet d’allouer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’accompagnement des clients.
Concrètement, avec VIALINK 360, vous pouvez optimiser et sécuriser vos campagnes de remédiation KYC en toute simplicité et confiance.
- Moins de 10 secondes pour contrôler le dossier de manière réglementaire et délivrer un rapport de contrôle.
- + de 500 points de contrôles paramétrables et jusqu’à 13 bases de données externes interrogeables
- 5 minutes pour un parcours client
- 70% de temps gagné par dossier client
