Les entreprises qui sont amenées à vérifier la complétude de dossiers dans le cadre d’une entrée en relation le savent, il s’agit d’une tâche fastidieuse et complexe !
En effet, il faut être rapide, ne pas commettre d’erreurs et limiter au maximum les allers retours avec les clients. Seulement, lorsque cette étape de l’entrée en relation se fait manuellement cela engendre mécaniquement des retards, des zones de frictions et potentiellement des risques d’erreur humaine !
Il existe des outils digitaux qui permettent d’automatiser la vérification de la complétude des dossiers.
Découvrez dans notre article :
- les enjeux liés à la complétude des dossiers pour les entreprises,
- le fonctionnement de ces outils digitaux,
- et les bénéfices d’intégrer un outil à vos parcours digitaux d’entrée en relation.
Les enjeux autour de la complétude des dossiers
La complétude du dossier est une étape clé dans le cadre d’un parcours digital. C’est toutefois une étape particulièrement fastidieuse.
La complétude du dossier : de quoi parle-t-on ?
Comme son nom l’indique, la complétude du dossier consiste à s’assurer que les éléments demandés au client ou prospect lors de l’entrée en relation ont bien été transmis. Il s’agit également de s’assurer que ces derniers ne sont pas obsolètes.
Cet étape est indispensable à toute entrée en relation puisqu’elle va permettre de recueillir l’ensemble des informations nécessaires à l’entreprise et par la suite d’identifier le client. Il peut s’agir de récupérer ses coordonnées, ses documents d’identité, son justificatif de domicile, ses revenus voire d’autres types d’informations en fonction de la démarche effectuée en ligne.
C’est également l’étape précédent le KYC – Know Your Customer – c’est-à-dire le moment où les contrôles, réglementaires dans le cadre des secteurs de la banque ou de l’assurance, ou nécessaire dans le cadre de l’immobilier, vont être effectués afin de vérifier la véracité des informations transmises et l’identité de la personne avec laquelle l’entreprise entre en relation. Mais pour que cette étape soit réalisée, l’entreprise doit disposer de l’ensemble des pièces constitutives du dossier.
Quels enjeux autour de la complétude du dossier ?
La complétude du dossier revêt un caractère stratégique pour les entreprises ainsi que pour les potentiels clients en raison de 3 enjeux principaux :
- L’expérience client : réaliser les contrôles de complétude du dossier manuellement implique pour le potentiel client de nombreux allers retours afin de transmettre ses pièces justificatives donc une sur sollicitation et des délais de traitement rallongés.
- Les risques d’erreur et de non-conformité : pour les entreprises qui doivent répondre à des contraintes réglementaires, réaliser les bons contrôles et pouvoir attester de leur exécution revêt une dimension légale. Ils risquent en cas d’erreurs ou de manquements, des sanctions voire des amendes. Sans compter, les risques réputationnels auxquels ils s’exposent qui peuvent durablement impacter leur image de marque.
- L’efficacité opérationnelle et l’expérience collaborateur : dans le cas de contrôles de complétude manuels, les collaborateurs et collaboratrices doivent d’une part allouer une partie de leur temps à ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Et d’autre part, ils doivent absorber des flux parfois importants de demandes. Cela peut impacter la qualité de vie au travail.
Pour répondre à ces enjeux et limiter les risques, il est possible de s’équiper d’outils pour automatiser la vérification de la complétude du dossier.
Fonctionnement d’un outil de vérification automatique de complétude des dossiers
Les outils de vérification automatique de complétude des dossiers nécessitent un paramétrage en amont pour être efficaces.
Pour ce faire, voici les différentes étapes :
- Lors du paramétrage, il est important de préciser les pièces justificatives attendues et les différentes contraintes (date d’émission, détails présents dans les documents …). C’est ce qui va permettre à l’outil, qui utilise de l’IA, d’identifier les pièces et contrôler que le dossier est conforme.
- Intégration au sein du parcours digital : l’enjeu est de proposer l’expérience utilisateur la plus pertinente et adaptée. Il s’agit de proposer un parcours sans couture et adapté aux usages digitaux de chacun ! Il faut donc que l’interface, le mode de transmission et d’alertes soient rapides.
- Contrôles : une fois les pièces justificatives transmises, l’IA va effectuer une catégorisation intelligente des documents. Puis, il va effectuer les contrôles à savoir qu’aucune pièce n’est manquante. Il va contrôler le format des documents (pour s’assurer que ce n’est pas une photo de vacances qui a été transmise par inadvertance à la place de l’attestation de domicile par exemple) et vérifier les informations clés pour s’assurer que les pièces ne sont pas obsolètes !
Cela permet notamment d’alerter en temps réel le prospect qui a donc la main pour faire les modifications et transmettre un dossier conforme, et à vos collaborateurs d’avoir la garantie de disposer d’un dossier complet pour poursuivre la procédure !
Les avantages de digitaliser le contrôle de la complétude des dossiers
- Une meilleure expérience client et collaborateur :
- Le client a la main sur son dossier et son entrée en relation : il peut ajuster rapidement son dossier et donc minimiser les risques de délais dans le traitement de son dossier.
- Le collaborateur dispose de la garantie de récupérer un dossier complet et donc de limiter le temps passé à relancer les clients pour pièces manquantes ou encore réaliser les contrôles manuels de complétude et de conformité des pièces.
- Un véritable gain de temps et une amélioration de l’efficacité opérationnelle : la digitalisation de ce process, permet aux collaborateurs, de pouvoir allouer leur temps à des tâches plus stratégiques ou encore à l’accompagnement et le conseil de clients.
- Une minimisation des risques d’erreurs humaines et de conformité : les contrôles étant réalisés digitalement via une IA, les risques d’erreur humaine sont réduits drastiquement ! Le collaborateur n’a plus qu’à effectuer un contrôle rapide !
Le SMART UPLOAD CHEZ VIALINK
- Prise en charge des liasse documentaires contenant plusieurs documents
- Reconnaissance de documents et classification intelligente et automatique
- Support d’un large éventail de type de documents (pièces d’identité , justificatifs de domicile, bulletins de salaire, avis d’impôt, documents relatifs aux personnes morales)
- Simplification du dépôt de dossier, permettant de charger toutes les pièces demandées en quelques secondes.
- Suppression de l’indexation manuelle et des erreurs de typage associées.
- Retours en temps réel à l’utilisateur et meilleur expérience client
