La digitalisation des parcours touche tous les secteurs d’activité, les écoles et leurs parcours d’admission ne font pas exception.
Sous l’impulsion du Covid, et à l’instar de l’ensemble des entreprises, les écoles ont dû digitaliser à vitesse grand V de nombreux processus : cours à distance, plateforme de pilotage des emplois du temps, suivi des notes…, voire même entretiens en visio-conférence. Ces dernières doivent désormais prendre un nouveau virage en digitalisant de bout en bout leur parcours d’admission.
En effet, face aux nouveaux usages de la société, ils se doivent de proposer des parcours simples et intuitifs permettant d’une part de fluidifier et accélérer les inscriptions des candidats, de proposer la meilleur expérience utilisateur et d’autre part, de gagner en performance opérationnelle.
Dès lors, comment digitaliser efficacement le parcours d’admission pour performer ?
Pourquoi est-il impératif que les écoles digitalisent leurs parcours d’admission ?
La digitalisation massive impose désormais aux écoles de suivre le rythme pour répondre à de nouvelles attentes et besoins de la part des candidats mais également de leurs collaborateurs.
Zoom sur les enjeux principaux !
L’optimisation de la gestion des candidatures
La digitalisation des candidatures s’accompagne mécaniquement de flux plus importants de dossiers à traiter. Cela peut donc générer des points de frictions aussi bien du côté des candidats avec des délais de réponses importants, que du côté de l’école et des collaborateurs qui sont soumis à des processus parfois chronophages comme les relances par mail ou téléphone, des dossiers incomplets ou non conformes…
Cela augmente considérablement le risque de commettre des erreurs humaines et impacte le délai de traitement des candidatures et donc l’expérience du candidat !
De nouvelles attentes de la part des candidats étudiants
Dans la majorité des cas, les étudiants ont adopté et intégré le digital dans leur quotidien. Dans ce cadre là, ils sont donc habitués à effectuer en quelques clics n’importe quelle démarche personnelle comme professionnelle. Cela influence leurs exigences : rapidité voire immédiateté, intuitivité des parcours et sécurité de leurs données personnelles. Ainsi, lors d’une inscription à un cursus professionnel, un parcours qui ne serait pas optimisé et sécurisé, peut être un véritable frein.
Améliorer son image de marque et faire face à la concurrence accrue
L’enseignement privé est un secteur particulièrement concurrentiel. Pour pouvoir se démarquer, il est donc impératif que les écoles fassent preuve d’innovation mais également d’agilité afin de gagner en attractivité et proposer des parcours d’admissions modernes et optimisés afin de retenir les candidats tout en valorisant leur image !
Quels sont les bénéfices de la digitalisation des parcours d’admissions ?
Opter pour la digitalisation du processus d’admissions représente de nombreux avantages pour les écoles : optimisation de la performance opérationnelle, sécurisation des parcours et amélioration d’expérience candidat !…
Tour d’horizon des bénéfices associés à la digitalisation des admissions !
Optimisation de la performance opérationnelle
La collecte des dossiers puis leur contrôle jusqu’à l’envoi en signature des contrats peut être un processus particulièrement fastidieux et chronophage. De plus, les flux importants de dossiers d’admission augmentent les délais de traitement et les risques d’erreurs lors des contrôles des candidatures.
Opter pour un parcours 100% automatisé permet ainsi de fluidifier le processus de collecte des documents, mais également de contrôle d’identité et documentaire. En seulement quelques secondes le dossier est garantie complet et conforme ! Les collaborateurs n’ont qu’à confirmer la décision prise par l’outil pour poursuivre le processus d’inscription.
Ces derniers peuvent alors allouer du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’accompagnement / l’onboarding des candidats, la promotion de l’école… !
Sécurisation des contrôles et risque de fraudes
Lors d’un processus d’inscription, les écoles vérifient et contrôlent les identités mais également les documents transmis tels que les RIB, pièces d’identité ou encore les justificatifs de domicile des étudiants et de leurs tuteurs.
Il est donc impératif que les contrôles soient effectués correctement mais également traçables ! En optant pour des parcours digitalisés, ces dernières peuvent disposer de la garantie que les contrôles adéquats ont été effectués et sont à même d’en attester en cas de besoin.
Pour la signature de contrats, opter pour une solution de signature électronique lors du parcours permet de sécuriser et fiabiliser la transaction !
Dans le cadre de processus relatifs à l’alternance, il est donc indispensable que l’entreprise puisse attester de la conformité des dossiers et des contrôles lorsqu’elle transmet les dossiers des étudiants aux entreprises partenaires. Au-delà, de la qualité de la collaboration, il en va également de leur réputation !
Amélioration de l’expérience du candidat
Digitaliser son parcours d’admission permet de proposer aux candidats un parcours fluide et sécurisé adapté à leurs usages ! En effet, ces derniers peuvent effectuer leurs démarches d’inscription sur n’importe quel support (ordinateur, tablette…), en seulement quelques clics et disposer de la garantie de transmettre un dossier complet et conforme tout en ayant des gages de sécurité concernant leurs données personnelles.
Au-delà de l’adaptabilité aux usages courants des étudiants, cela facilite également les inscriptions de candidats étrangers souhaitant intégrer l’école et ne pouvant pas effectuer une inscription en présentiel !
Une meilleure maîtrise des coûts
Un parcours d’admission digitalisé permet d’une part de réduire les déplacements et l’utilisation du papier mais également de réduire les coûts opérationnels. En réduisant drastiquement les tâches chronophages, les écoles peuvent allouer les ressources dans des domaines à plus forte valeur ajoutée : accompagnement des étudiants, sourcing d’entreprises pour l’alternance, partenariats, publicités, salons …
Digitaliser son parcours d’admission grâce aux outils technologiques et à notre plateforme 360
Pour pouvoir digitaliser les parcours d’admission, il est impératif de s’équiper d’une solution modulaire en fonction du processus et des besoins. De plus, face aux réglementations en vigueur tel que le RGPD et les risques de fraudes accrus, disposer d’un outil de contrôle documentaire et RGPD compliante est un prérequis !
Mais alors, quelles technologies privilégier pour digitaliser son parcours d’admission ?
Etape 1 : la collecte des pièces justificatives
L’une des étapes les plus importantes et les plus chronophages aussi bien du côté des candidats que de l’équipe administrative de l’école est la collecte des pièces justificatives.
Aussi, dans un processus de digitalisation, il est essentiel de s’équiper d’un outil de collecte intelligent des pièces justificatives du candidat.
Concrètement, une fois l’outil paramétré en fonction des pièces à collecter, le candidat va pouvoir en seulement 1 clic transmettre l’ensemble des pièces demandées. L’outil, et plus précisément l’intelligence artificielle, va alors identifier les pièces transmises et alerter le candidat en cas de pièces manquantes ou obsolètes.
Cela permet au candidat un véritable contrôle de son dossier et garantit à l’école de disposer de l’ensemble des documents. Les allers-retours pour cause de pièces manquantes, sont supprimés ! Un véritable gain de temps et une expérience candidat optimisée !
Ainsi, vous vous assurez de disposer d’un dossier complet et conforme !
Etape 2 : la vérification d’identité
Lors d’un parcours d’admissions, qu’il s’agisse de l’inscription ou d’un entretien, il est impératif de contrôler l’identité du candidat.
Pour ce faire, il existe différentes technologies adaptées à différents cas d’usages et niveaux de risques.
Lors de la transmission du dossier d’inscription, vous pouvez opter pour le contrôle automatisé de la pièce d’identité. L’IA va apposer les points de contrôle adéquats pour s’assurer que la pièce d’identité transmise est authentique.
Si vous souhaitez un contrôle plus poussé lors de l’inscription ou en amont d’un entretien virtuel, il est également possible d’intégrer du face Matching voire de la détection passive du vivant afin de s’assurer que le candidat présent lors de la Visio conférence est bien celui qui a transmis sa pièce d’identité ou encore qu’il ne s’agît pas d’un deepfake.
Pour un parcours, beaucoup plus sécurisé et afin de fluidifier au maximum le parcours, il est également possible d’intégrer une vérification d’identité via l’identité numérique La Poste pour les candidats qui dispose de cette dernière ! Il s’agit à ce jour, du contrôle d’identité le plus fiable et sécurisé ! En 1 clic, le candidat peut transmettre et attester de son identité.
Ainsi, vous minimisez drastiquement les risques de fraudes à l’identité !
Etape 3 : le contrôle des dossiers
Une fois l’étape du contrôle d’identité effectuée, l’outil va alors apposer les points de contrôles paramétrés en amont sur les pièces constitutives du dossier. En seulement 10 secondes, le dossier est contrôlé !
A ce jour, avec notre plateforme 360, il est possible d’apposer jusqu’à 500 points de contrôles et d’interroger jusqu’à 13 bases de données externes pour compléter la vérification.
A l’issue de chaque vérification, un indice de confiance peut être transmis afin de faciliter la prise de décision et un rapport de contrôle est délivré afin d’attester de la réalisation de ces derniers !
Vous réduisez ainsi les risques d’erreurs humaines et de fraudes documentaires !
Etape 4 : la signature électronique
Enfin, une fois l’ensemble du parcours réalisé et la décision validée, l’équipe administrative peut transmettre les documents pour signature.
La encore, il est possible en fonction du niveau juridique du document à signer, de choisir parmi différents niveaux de signature : simple, avancé, avancé avec certificats qualifié ou encore qualifié !
La signature électronique disposant d’une valeur juridique forte, il est impératif de choisir un prestataire de confiance certifié eIDAS ! Cela permet d’attester de la conformité de la signature et de l’identité du signataire en cas de litige !
Ainsi, la digitalisation des parcours d’admission est un véritable atout pour les écoles aussi bien du point de vue des candidats que de la performance opérationnelle et l’expérience collaborateur.
S’équiper d’un outil de digitalisation des parcours permet de :
- Simplifier, fluidifier et sécuriser les parcours,
- Garantir la sécurité et la conformité du parcours,
- Gagner en efficacité opérationnelle et en rapidité de traitement,
- Valoriser son image de marque auprès des étudiants mais également des concurrents !
