La signature électronique est devenue une commodité. Toutefois, le marché de la signature électronique n’a pas encore atteint sa maturité. En effet, il devrait enregistrer une forte croissance dans les années à venir.
Pour appréhender l’ampleur du phénomène, les prévisions pour le marché de la signature électronique sont les suivantes :
- On prévoit + de 30% de croissance par an jusqu’en 2030
- En matière de taux d’équipement, les ETI sont équipées à 53% , les PME à 41%, les TPE à 25%
La signature électronique : définition et réglementation
Définition de la signature électronique :
La signature électronique est un procédé technique qui permet à une personne identifiée d’approuver le contenu d’un document numérique en y apposant son accord.
Il existe différents niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Ces niveaux répondent à des contraintes et des cas d’usages spécifiques.
Dans la mesure où la signature électronique dispose d’une valeur juridique, elle est encadrée par le règlement eIDAS.
Les différents niveaux de signature
Il existe 3 niveaux de signature électronique qui correspondent à un niveau de sécurité différent.
Le niveau 1. La signature simple
C’est le premier niveau de signature électronique et le moins sécurisé. Il n’est pas réglementé et s’avère être le plus utilisé aujourd’hui.
En seulement quelques secondes et en un simple clic, vous pouvez signer un document.
Au vu de son niveau de sécurité, il est recommandé d’utiliser ce niveau de signature électronique pour des documents ou des démarches simples et peu réglementées. En effet, en cas de contestation, il est impossible de prouver l’identité du signataire.
Le niveau 2. La signature avancée
C’est le second niveau de signature électronique. Plus sécurisé que la signature simple et réglementé par eIDAS, cette signature nécessite une vérification d’identité en face à face ou à distance.
Ce type de signature peut donc être utilisé pour des documents ayant une valeur juridique comme la signature d’un contrat d’ouverture de compte bancaire, d’une souscription à une assurance vie…A l’issue de la signature, vous disposez d’un certificat de signature électronique qui atteste de l’authenticité de la signature et de l’identité du ou des signataires.
Le niveau 3. la signature qualifiée
C’est le niveau de signature le plus élevé. Il exige une authentification forte du ou des signataires. Ce niveau va être utilisé pour des documents ou des transactions à haut risque comme un acte notarié ou encore une transaction financière conséquente… On considère d’ailleurs que la signature électronique qualifiée équivaut à une signature manuscrite.
Pour ce faire, le niveau qualifié exige un niveau d’authentification d’identité en face-à-face. Pour cette raison, il a longtemps été impossible de digitaliser ce niveau de signature. Cela vient de changer avec la mise sur le marché du PVID certifié par l’ANSSI. Une solution de vérification d’identité à distance équivalente à un face à face !
Le règlement eIDAS
Mis en vigueur en juillet 2016, le règlement eIDAS a pour rôle d’harmoniser, fluidifier et sécuriser les échanges électroniques entre les pays européens. Il définit un cadre juridique autour de l’utilisation de l’identification et des services de confiance électroniques. En France, l’organe de contrôle qui vérifie la mise en place de ce règlement est l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Une version 2 d’eIDAS devrait voir le jour d’ici peu afin de combler la disparité entre les pays membres et harmoniser le règlement.
Concrètement, la norme eIDAS régule et contrôle les prestataires de services de confiance comme VIALINK. Elle permet de garantir l’intégrité des services que nous proposons, notamment, notre solution de signature électronique.
C’est l’article 26 du règlement eIDAS qui définit les pré-requis à une signature valable :
- La signature électronique doit être liée au signataire de manière univoque;
- La signature électronique doit permettre d’identifier le signataire;
- La signature électronique doit avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif;
- La signature électronique doit être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
De plus, afin de faire un choix éclairé au-delà de sélectionner le niveau de signature adapté à votre besoin et à la réglementation, il s’agit de bien choisir son prestataire de signature électronique notamment en vérifiant ses certifications !
La signature électronique pour les ressources humaines : quels cas d’usages ?
Les cas d’usages de la signature électronique pour les services RH sont nombreux.
Pourtant, aujourd’hui très peu de départements RH utilisent la signature électronique !
La signature électronique peut être utilisée lors de 2 temps : au moment du recrutement puis tout au long de la collaboration.
- Lors du recrutement :
En effet, la signature électronique peut être utilisée dans le cadre :
- d’une promesse d’embauche
- d’un contrat de travail (CDI, CDD, intérim, freelance, contrat de travail saisonnier, contrat de professionnalisation, d’apprentissage ou encore convention de stage)
- d’un règlement intérieur
- d’un NDA
- La mutuelle d’entreprise
- …
Les cas d’usages sont adaptables à votre processus de recrutement et à la politique de votre entreprise.
- Durant la collaboration
Le collaborateur peut être amené à évoluer, idem pour les règlements de l’entreprise. Dès lors, il faudra probablement procéder à la signature d’un certain nombre de documents tels que :
- Un ou des avenants au contrat de travail
- Des notes de frais du collaborateur ou de la collaboratrice
- Des convocations
- Des accords de confidentialité
- Les documents légaux de fin de contrat
- …
Les bénéfices pour les ressources humaines :
Mais concrètement quels sont les bénéfices pour un service RH de s’équiper de la signature électronique ?
Bénéfice 1 : le gain de temps
Avec la signature électronique, les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont automatisées : préparation des contrats, envoi, relances… de plus, le process est rapide, sécurisé et centralisé au sein d’une même application pour mieux piloter les dossiers de signatures. Vos employés peuvent allouer du temps aux recrutements, au bien-être en entreprise, à l’onboarding des collaborateurs …
Bénéfice 2 : la réduction des coûts
Avec la signature électronique, les coûts sont aisément compressibles notamment en matière de gestion du papier, déplacements, impressions, stockage des documents…
Bénéfice 3 : l’amélioration de l’expérience collaborateur et la marque employeur
Grâce à un outil de digitalisation, le parcours de signature d’un collaborateur lors de son embauche ou lors de son départ est rapide et fluide. Il reçoit en quelques minutes les documents et peut procéder à la signature. Cela limite les délais, les déplacements et les risques d’erreur humaine !
En outre, disposer d’une telle solution permet de renvoyer une image moderne et fiable de l’entreprise ! De réels bénéfices en matière de marque employeur !
Bénéfice 4 : la politique RSE de votre entreprise
La dématérialisation apporte également son lot de bénéfices environnementaux ou encore en matière de réputation : réduction de l’utilisation du papier, limitation des déplacements…
Les bénéfices de la signature électronique en chiffres :
- Diviser par 5 le coût d’un dossier collaborateur
- Diviser par 2 le temps lié aux tâches administratives
- Multiplier par 2 la performance opérationnelle des équipes RH
N’hésitez plus et équipez votre département RH de la signature électronique !
