Comment les outils digitaux permettent d’optimiser et sécuriser les parcours de souscription dans l’asset management ? 

Les parcours de souscription sont clés pour toutes entreprises. Ils doivent répondre à un certain nombre de contraintes : être fluides, rapides et conformes à la réglementation en vigueur. 

Pour ce faire, il est indispensable de penser son parcours judicieusement pour répondre à ces 3 contraintes et aux process internes de votre entreprise. Il existe aujourd’hui des outils qui permettent de construire des parcours de souscription optimisés et sécurisés afin de répondre à vos besoins et aux attentes de vos clients et prospects. 

Parcours de souscription : comment le construire ? 

Plus un parcours de souscription intègre de parties prenantes, plus il va être complexe. En outre, il doit répondre à un certain nombre de critères pour être efficace et éviter la perdition de prospects lors de l’entrée en relation. 

Les règles de bases d’un parcours de souscription 

Un bon parcours de souscription doit répondre aux critères suivants : 

1. Un parcours intuitif et optimisé : avec le digital omniprésent, les clients souhaitent des parcours rapides et sans coutures. Habitués à pouvoir réaliser un grand nombre de démarches en quelques clics, ils recherchent de l’instantanéité et de l’intuitivité.

2. Un parcours sécurisé et conforme : que ce soit pour vous, entreprises, ou pour vos clients, le parcours doit être sécurisé afin de protéger au mieux les données de vos clients pour limiter le risque de fraude. Il doit également être conforme. C’est-à-dire répondre aux exigences règlementaires de votre secteur afin d’éviter tout risque d’amende ou de sanction.

3. Un parcours générateur de performance : comme tout processus d’entreprise, certaines tâches peuvent être chronophages. Ainsi, le parcours de souscription digital doit permettre à toutes les parties prenantes, les collaborateurs et les clients de gagner du temps. Ce gain de temps se répercutant soit en satisfaction client, soit un temps alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour vos collaborateurs.

4. Un parcours de souscription modulable : un parcours doit s’adapter à vos contraintes et process internes. Ainsi, il doit être paramétrable et ajustable en fonction du type de parcours, du niveau de risques et de vos contraintes internes. 

Les bénéfices d’un parcours de souscription automatisé

Disposer d’un parcours de souscription optimisé permet de nombreux bénéfices : 

1. Une meilleure expérience client et collaborateurs. Un parcours automatisé permet à vos collaborateurs de disposer d’une vision globale et de lisibilité sur les tâches qui leurs sont attitrées et leurs dossiers en cours. Pour les clients, cela permet de réaliser un parcours rapide et intuitif. Par ricochet, cela impacte l’image et la réputation de votre entreprise.

2. Un gestion des flux et du temps amélioré. L’automatisation permet de limiter les pics d’activité et les flux à absorber, tout en limitant drastiquement les risques d’erreurs humaines.

3. Un respect de la réglementation : disposer d’outils digitaux pour vos parcours vous permet d’une part d’être conforme à la réglementation en vigueur et d’autre part, d’avoir des preuves de son respect en cas de contrôle.

4. Un parcours digital optimisé permet également de minimiser les risques tels que la fraude documentaire et à l’identité et plus globalement, l’ensemble des risques cyber auxquels sont exposés aujourd’hui les entreprises comme les particuliers. 

Le fonctionnement d’un outil pour digitaliser un parcours de souscription 

Ces outils de digitalisation des parcours fonctionnent avec différentes briques technologiques. 

Chez VIALINK, nous sommes en capacité de construire un parcours de bout en bout : de la vérification d’identité à distance, en passant par l’analyse et le contrôle documentaire jusqu’à la signature électronique du contrat. 

Des outils pour digitaliser les parcours de souscription 

Une fois votre portail de souscription créé, il s’agit de penser un parcours d’entrée en relation efficace et fluide répondant à l’ensemble des enjeux précédemment cités : fluidité, rapidité, performance et sécurité. 

Etape 1 : vérification d’identité à distance 

Pour ce faire, la première étape est d’opter pour une solution de vérification d’identité à distance adaptée au niveau de risques de votre parcours. Vous pouvez ainsi choisir le contrôle automatisé de la pièce d’identité, du facematching et de la liveness detection, le PVID ou encore l’identification via une identité numérique. 

Etape 2 : recueil du dossier du souscripteur 

Puis il y a l’étape de recueil, analyse et contrôle du dossier de vos clients. Il s’agit de l’étape clé du KYC (Know Your Customer). Certains outils proposent un hub de services permettant de construire le KYC le plus adapté à vos besoins. Ainsi vous pouvez opter pour : 

• De la collecte intelligente de dossier (aussi appelé Smart Upload) : l’outil va détecter les pièces et procéder à un contrôle rapide pour s’assurer de la complétude du dossier et de sa pertinence (il contrôle qu’aucune pièce n’est manquante et que les documents transmis ne sont pas obsolètes.)

=> Le smart Upload présente un double avantage : il permet à vos collaborateurs de gagner du temps en ne recevant que des dossiers complets et aux clients d’avoir la main sur la complétude du dossier en étant alertés en temps réel en cas de dossier incomplet ou pièces manquantes. Cela limite ainsi les pertes de temps en allers retours et la sur sollicitation de vos clients. 

Etape 3 : analyse et contrôle du dossier 

• Le KYC : Une fois l’ensemble de dossiers récupérés, il y a l’étape de l’analyse et du contrôle. En fonction des points de contrôles définis (+ de 500 points de contrôle chez VIALINK) en amont lors de la création du parcours, l’outil va effectuer un certain nombre de contrôles : unitaires et croisés. Cela permet de vérifier que les documents n’ont pas été falsifiés et que l’ensemble des informations du dossier des souscripteurs sont cohérentes et fiables. 

Etape 4 : Interrogation de bases externes 

• L’interrogation de bases de données externes : en fonction de vos contraintes règlementaires et de la typologie de client, le KYC peut être complété par l’interrogation de bases de données externes. C’est notamment pertinent pour les secteurs de la banque ou de l’asset management qui doit respecter la règlementation LCF-FT (Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme). Les bases externes peuvent ainsi permettre de contrôler que les documents d’identité n’ont pas été déclarés perdus ou volés, que les informations financières sont fiables ou encore que les souscripteurs ou bénéficiaires effectifs avec lesquelles vous entrez en relation ne font pas l’objet de sanctions à l’international.

=> paramétrer son KYC en fonction de votre réglementation et des types de parcours, permet d’une part d’automatiser les contrôles et donc de minimiser les risques d’erreur, et d’autre part, d’effectuer un contrôle complet et fiable en seulement quelques secondes. De plus, il est possible de paramétrer un indice de confiance qui va permettre à vos collaborateurs d’effectuer une prise de décision éclairée et rapide.

Cela permet de gagner en efficacité opérationnelle, vos collaborateurs peuvent allouer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en minimisant les risques. Les données sont extraites et saisies automatiquement. Cela garantit une véritable qualité de la donnée. 

En cas de suspicion ou de fraude avérée, vous êtes alertés immédiatement. Cela vous permet de prendre des mesures efficaces rapidement ! 

Etape 5 : Rapport de contrôle 

• Le dossier de contrôle et rapport d’audit :  un rapport de contrôle est délivré et stocké permettant en cas de contrôle d’attester du respect de la réglementation. Ces rapports sont conservés et accessibles H24 et 7j/7 directement depuis le back office.

En fonction des paramétrages définis, le dossier peut être mis à jour à chaque nouvelle souscription par un même client. La mise à jour automatique des rapports de contrôle en fonction de nouvelles souscriptions d’un même client permet d’avoir un parcours tracé et traçable ! Et pour le client, de n’avoir à fournir que les pièces nécessaires sans avoir à réaliser à nouveau l’ensemble du parcours (à condition que le KYC effectué lors de l’entrée en relation soit toujours valable, sinon le souscripteur devra réaliser à nouveau tout ou partie du parcours).

Etape 6 : Indice de confiance

A partir des règles que vous aurez défini et en fonction de la note finale du dossier, ce dernier va entrer dans un parcours spécifique :

• Dossier conforme : le parcours se poursuit 
• Risque faible : le dossier peut se poursuivre mais une alerte est transmise à vos collaborateurs
• Risque important : le dossier est bloqué et une alerte est envoyée à vos équipes

Ces outils permettent ainsi d’absorber les pics d’activité et de permettre aux collaborateurs d’allouer leur temps aux dossiers importants ou douteux.

Etape 7 : Réalisation du contrat et signature électronique 

Si le dossier est conforme, vos collaborateurs n’ont plus qu’à renseigner un certain nombre de données comme : 

• les coordonnées du souscripteur, 
• le montant des parts …

Puis, il ne lui reste plus qu’à envoyer le contrat pour signature électronique. Le niveau de signature est paramétrable en fonction du niveau de risques de votre parcours (signature simple, avancée, avancée avec certificat qualifié..). 

Une fois la signature effectuée, un dossier de preuve est transmis et stocké dans le dossier du client au sein du back office. 

En conclusion, opter pour un outil 360 pour digitaliser votre parcours de souscription permet de réduire les délais avec un parcours réalisé en 5 minutes. 

La digitalisation permet d’automatiser les saisies, les contrôles et les rapports en quelques secondes et ainsi de limiter le risque d’erreur tout en améliorant l’expérience utilisateur, collaborateur et l’efficacité opérationnelle !

La digitalisation du parcours de souscription en quelques chiffres :
 

• – 8% de dossiers incomplets 
• Création de parts en 3 jours 
• 80% des données préremplies pour le middle back office 
• Division par 6 du temps de souscription