Le KYC, dispositif clé pour une gestion locative immobilière optimale

Depuis quelques années, on observe une augmentation des fraudes documentaires dans les parcours de gestions locatives immobilières. Cela s’explique en partie par des moyens humains et technologiques insuffisants pour collecter et vérifier les dossiers des candidats locataires. 

Des risques importants pour les parties prenantes dans la gestion locative immobilière 

Ce manque de moyen cause une augmentation des fraudes documentaires et une augmentation des risques pour les parties prenantes. 

Pour les propriétaires, tout d’abord, qui confient la gestion locative de leurs biens aux agences. Les conséquences d’un loyer impayé peuvent être importantes pour ces derniers qui sont alors exposés à des risques financiers et de rendement. 

Pour les agences immobilières, ensuite, qui risquent de perdre des candidats fiables et éligibles. Elles peuvent être exposées à un risque de perte de clients pour cause de manquement mais aussi à des risques d’accusation de discriminations.

En outre, la gestion locative immobilière constitue de nombreux enjeux : 

• Des critères d’éligibilité strictes : ces critères sont nécessaires pour protéger les propriétaires ainsi que les agences immobilières. Les agences sont donc tenues d’effectuer les bons contrôles.

   

• Le mauvais choix d’un locataire peut engendrer des loyers impayés : des loyers impayés peuvent mettre en péril le rendement des propriétaires. Ces derniers ayant peut être un prêt immobilier à rembourser ou comptant sur ce revenu pour vivre. Les assureurs ne sont pas toujours réactifs et peuvent mettre jusqu’à 4 mois pour indemniser les propriétaires.

   

Ces risques et enjeux impliquent donc une double responsabilité pour les agences immobilières. 

1. Envers les bailleurs : l’agence immobilière s’est vu confier la gestion du bien immobilier. Son rôle est de trouver des locataires éligibles et fiables à partir de critères définis. Ils doivent donc minimiser les risques au maximum.

    

2. Envers les candidats locataires : l’agence doit s’engager à sélectionner des candidats sur la base de critères objectifs et non discriminatoires. 

Un processus de gestion locative immobilière complexe et fastidieux 

Lors de la mise en location d’un bien immobilier, les agences immobilières doivent analyser les dossiers des candidats locataires afin de faire leur choix. 

Cette analyse se décompose en 4 étapes : 

1. Collecte de l’ensemble des documents 
2. Vérification de la complétude des dossiers de demande de location immobilière 
3. Analyse de la cohérence des pièces du dossier avec les informations déclaratives transmises par le candidat locataire 
4. Vérification de la conformité des pièces justificatives et analyse de la solvabilité / éligibilité du dossier

    

Ce process peut être long et fastidieux. En effet, les agences immobilières reçoivent de nombreux dossiers. Aussi, récolter l’ensemble des pièces constitutives du dossier et les analyser peut prendre du temps. De plus, le volume de dossiers à traiter augmente le risque lors du contrôle de la fiabilité des dossiers. 

A titre d’exemple, certaines agences immobilières indiquent qu’à raison de 20 à 30 biens à louer, elles peuvent recevoir jusqu’à 100 mails par jour et 150 dossiers de location par mois à traiter et vérifier. Cela représente un travail titanesque.

Au vu de ces éléments, il apparaît indispensable de disposer d’un outil d’aide à la collecte des dossiers et de vérification de la conformité des documents transmis afin de limiter les risques et fiabiliser les choix des candidats locataires. 

LE KYC au service d’un process de gestion locatives immobilières fiable et fluide

Le KYC – Know your Customer – est la solution la plus pertinente pour minimiser les risques liés aux choix d’un locataire. 

Le KYC – Know your Customer – en français connaissance de son client, est un dispositif technologique permettant de simplifier et automatiser des processus complexes d’entrée en relation. 

Plus concrètement, dans le secteur immobilier, le KYC va permettre de simplifier, fluidifier et sécuriser le processus de sélection d’un candidat locataire. 

Le KYC : fonctionnement et avantages dans le cadre d’un parcours de gestion locative immobilière 

Le KYC est basé sur une technologie d’Intelligence Artificielle et de deep learning. Il va permettre de collecter et vérifier automatiquement la conformité des documents transmis par le candidat locataire tels que son identité, son revenu (notamment en vérifiant que l’entreprise qui emploie le candidat est toujours en activité), sa domiciliation… 

Il va également faciliter l’analyse de la solvabilité du candidat locataire et limiter les risques de fraudes documentaires pouvant mettre en danger le propriétaire bailleur et par ricochet l’agence immobilière à laquelle il a confié son bien. 

Enjeux et réponse du KYC

L’étape de sélection des candidats locataires est un processus difficile notamment en raison du volume important de dossiers reçus par bien en location et des nombreux documents à collecter puis analyser. Les éléments étant très souvent manquants, obsolètes ou illisibles. 

Cela augmente le risque d’erreur humaine lors du contrôle des dossiers et peut impacter la réputation de l’agence ainsi que le rendement de leurs clients. 

Aussi, intégrer du KYC dans son parcours candidat locataire permet aux agences immobilières un réel gain de temps tant dans la collecte des documents que dans la réalisation des contrôles adéquats. 

Les avantages du KYC dans le parcours de gestion locative immobilière 

• Le premier avantage pour les agences immobilières d’intégrer un KYC en API est  d’ajouter ce bloc technologique à leur parcours d’entrée en relation et proposer un parcours personnalisé et sans coutures ainsi qu’une expérience client optimale.
  
• Le second avantage d’un KYC est de limiter les allers-retours entre le candidat locataire et l’agence immobilière. Grâce à l’outil de collecte de documents intelligent qui peut être intégré au KYC : le candidat est alerté en cas de documents manquants, obsolètes ou illisibles. Il est donc intégré pleinement à la démarche administrative. Les agences récupèrent donc des dossiers complets et ne prennent pas le risque de perdre un candidat fiable en raison de délais de réponse longs.
• Le troisième avantage est la rapidité des contrôles : grâce à des contrôles unitaires et croisés ainsi qu’à l’interrogation de bases externes, le KYC va attester de la fiabilité et la conformité des documents transmis. Cela va donc faciliter la prise de décision pour les agences immobilières.

   

• Le quatrième avantage est de pouvoir justifier le choix du candidat locataire en cas de plainte auprès de la DGCCRF : pour se protéger, elle va pouvoir s’appuyer sur le rapport de contrôle délivré. En effet, chaque candidature est scorée à partir de critères définis lors de la conception du parcours de KYC. Cela permet de protéger l’agence et le propriétaire et de prouver que les vérifications ont bien été effectuées sur la base de critères factuels et non subjectifs.

   

Au vu de la conjoncture actuelle peu favorable aux transactions immobilières, la gestion locative est une source de revenus stratégique pour les agences. Le KYC va donc permettre de fluidifier et optimiser la gestion locative et d’absorber un flux plus important. 

Les principaux bénéfices de l’intégration d’une solution de KYC dans un parcours de gestion locative sont donc : 

• l’amélioration de l’expérience du candidat locataire qui peut remplir son dossier aisément et rapidement (et ainsi obtenir une réponse plus rapide)

   

• Optimiser l’expérience collaborateur grâce à l’automatisation de la collecte et l’analyse des dossiers. Ce dernier peut allouer son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la dimension relationnelle avec les clients et les candidats locataires.

   

• Minimiser les risques en détectant rapidement les documents falsifiés et ainsi limiter les risques de fraudes documentaires et donc les risques de loyers impayés. Les risques d’usurpation d’identité sont minimisés également pour le candidat locataire puisque les données transmises sont protégées et stockées.

   

• Prouver son efficacité et sa fiabilité aux propriétaires, clients de l’agence, qui peuvent confier leurs biens en toute confiance.