En quelques années, la signature électronique est devenue un outil de productivité incontournable. La digitalisation de la signature manuscrite a permis aux entreprises un véritable gain de temps.
La signature électronique est réglementée et il existe différents niveaux de signature adaptés à des cas d’usages spécifiques. Pour les entreprises, il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver et de savoir quel niveau de signature choisir en fonction de la démarche à réaliser.
Découvrez dans notre article tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique : quelle est la réglementation ? Quelles sont les différences entre la signature électronique simple et la signature électronique avancée? Et quels sont les usages les plus adaptés à ces 2 niveaux de signature ?
Réglementation et bénéfices de la signature électronique
La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS. Une nouvelle version de ce règlement devrait d’ailleurs voir le jour courant 2024.
Règlement eIDAS et signature électronique
Le rôle du règlement européen eIDAS est d’encadrer et sécuriser l’ensemble des services de confiance numérique au sein de l’Union Européenne. Le but étant de lutter contre les risques cyber pour les citoyens, les entreprises et les institutions mais également de faciliter l’interopérabilité des services entre pays européens.
En France, l’organe de contrôle qui vérifie la mise en place de ce règlement est l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
Parmi les services de confiance encadrés par eIDAS, il y a la signature électronique.
La signature électronique conforme selon eIDAS
Pour qu’une signature électronique soit conforme, elle doit répondre à 4 prérequis :
- La signature électronique doit être liée au signataire de manière univoque,
- La signature électronique doit permettre d’identifier le signataire,
- La signature électronique doit avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif,
- La signature électronique doit être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Si une signature digitale n’intègre pas ces 4 paramètres alors elle n’est pas conforme et peut alors être contestée. Il est donc indispensable de passer par un tiers de confiance européen reconnu par l’ANSSI lorsque vous vous équipez d’une solution de signature. C’est un gage de fiabilité et de sécurité !
Il existe également différents niveaux de signatures adaptés à des niveaux de risques et des cas d’usage différents. Parmi les niveaux de signature électronique existants, les plus utilisés sont la signature électronique simple et la signature électronique avancée. Il est indispensable de connaître les différentes afin d’opter pour le niveau adéquat et protéger au mieux votre entreprise.
Les bénéfices de la signature électronique
Concrètement, opter pour une signature électronique représente 3 bénéfices principaux: flexibilité, fiabilité et productivité!
En effet, opter pour la signature digitale vous permet de signer en quelques minutes un document sans avoir à vous déplacer. Ainsi, vous avez davantage de temps à allouer à d’autres tâches ! De plus, les outils de signature électronique sont particulièrement intuitifs et réduisent le temps lié au change management.
En termes de fiabilité, la signature digitale est encadrée. En optant pour le bon niveau de signature, vous garantissez la légitimité de cette dernière et l’identité du du signataire. Cela minimise les risques de litige.
En quelques chiffres, optez pour la signature électronique, c’est :
-
Diviser par 5 le coût d’un dossier client
-
Diviser par 2 le temps de contractualisation
- Multiplier par 2 votre performance opérationnelle
Signature électronique simple ou avancée : quelles différences ?
Niveau de signature simple
Le niveau de signature simple n’est pas à proprement parlé règlementé par eIDAS.
En effet, c’est le seul niveau de signature qui ne nécessite pas une identification du signataire. Ainsi, elle peut prendre la forme d’un code OTP SMS, d’une case à cocher ou encore d’un simple scan d’une signature manuscrite apposée sur un document.
C’est le plus simple et rapide à mettre en place car elle n’impose pas de vérification d’identité. Toutefois, c’est le niveau le moins sécurisé.
La signature simple de VIALINK est presque aussi forte que la signature avancée puisqu’elle délivre un certificat nominatif qui permet de retrouver aisément le signataire en cas de litige.
Niveau de signature avancé
La signature électronique avancée est le second niveau de signature électronique.
Plus sécurisé que le niveau de signature simple, ce niveau est réglementé par eIDAS et nécessite une vérification d’identité en face à face ou à distance.
Concrètement, dans le cadre de ce niveau de signature, le signataire doit attester de son identité à distance via le contrôle automatique de sa pièce d’identité (passeport, carte d’identité, titre de séjour …). C’est-à-dire que l’outil va comparer la photo de la pièce d’identité à celle extraite lors du facematching afin de s’assurer de l’identité du signataire.
Dans certains cas et en fonction du document à signer, il est possible de demander au signataire de cocher une case supplémentaire pour garantir sa compréhension et son accord du document qu’il s’apprête à signer. Une attestation de prise de connaissance de l’ensemble des documents est également transmise.
Dans le cadre de cette signature, un dossier de preuve est automatiquement créé afin de garantir la conformité de la signature au règlement eIDAS et l’identité des signataires en cas de litige.
Quels cas d’usages ?
Concrètement, pour quels documents et cas d’usages la signature simple et la signature avancée sont adaptés ?
Le choix du niveau de signature dépend généralement de la nature et de l’importance du document que vous souhaitez signer.
Vous pouvez opter pour la signature électronique simple pour faire signer les documents suivants :
- Des devis
- Des factures
- Des contrats fournisseurs (EDF, opérateur téléphonique…)
- Des CGU/CGV
- Des contrats de travail
- Des contrats de bail
- Des mandats de prélèvement
- …
Donc, tous les documents ne disposant pas d’une valeur juridique importante !
Et vous devez opter pour la signature électronique avancée pour des documents nécessitant une sécurité accrue :
- L’ouverture d’un compte bancaire
- Une demande de crédit
- L’ouverture d’une assurance (assurance vie, épargne..)
- Un compromis de vente
- …
L’idéal en cas de doute est de vous rapprocher de votre prestataire de signature électronique, tiers de confiance, pour être conseillé au mieux et opter pour le niveau de signature qui protège votre entreprise !
